Komunikácia v organizácii – Employee Relations
= Interná komunikácia v organizácii
- Základné funkcie:
- výmena potrebných informácií,
- rozlíšenie členov organizácie od nečlenov,
- informovať zamestnancov a manažérov o cieľoch organizácie a ich priebežnom plnení,
- presvedčiť zamestnancov a manažérov o cieľoch organizácie a spôsoboch ich dosiahnutia,
- stimuluje zamestnancov a manažérov k hľadaniu a nachádzaniu nových riešení a postupov v zmysle plnenia strategických cieľov organizácie.
3 kľúčové faktory:
- nejde len o informácie ale aj o postoje a dôveru,
- záleží na každom manažérovi – jeho pozitívnom postoji, ústretovosti a komunikačných schopnostiach,
- mimoriadny význam efektívnej internej komunikácie v období prípravy zásadných zmien v organizácii.
- Z hľadiska komunikačných kanálov:
- Zostupná komunikácia
- Vzostupná komunikácia
- Horizontálna komunikácia
- Diagonálna komunikácia
- Formálna komunikácia
- Neformálna komunikácia
- Z hľadiska foriem komunikácie:
- Verbálna komunikácia
- Písomná komunikácia
Verbálna komunikácia
Je najrozšírenejšia forma komunikácie v organizácii: úspora času, bezprostredná spätná väzba, rýchlosť, účinnosť, neverbálne signály, zvýšená pravdepodobnosť porozumenia
Písomná komunikácia
Výhoda: existuje nespochybniteľný doklad o priebehu komunikácie a jej záveroch
Má väčšiu váhu ako komunikácia ústna .
Formy efektívnej internej komunikácie – voľba prostriedkov
- Rozhovor
- Rozprava, tímová diskusia
- Porada
- Telefonický rozhovor, odkaz na záznamníku
- Firemné noviny, časopis, bulletín
- Písomné formy – odkaz, príkaz, obežník, metodický pokyn, smernica, list, fax
- Nástenka, schránky na nápady
- Komunikácia elektronickou formou – elektronické noviny, diskusie, konferencie, e-mail, stránky
- Videofilm
- Dotazníky, sociologický prieskum
- Rotácia pracovníkov
- Periodické (výročné) porady vrcholových manažérov s manažérmi taktického riadenia
- Spolupráca s odbormi, kolektívne vyjednávanie
- Vzdelávacie akcie
- Exkurzie a stáže na špičkových pracoviskách
- Schránky na otázky „zvedavý telefón“
- „Dni a hodiny otvorených dverí“ u manažérov strategického riadenia
- Spoločenské, športové, kultúrne a súťažné akcie
- Firemné rituály – zahájenie a ukončenie roku, najlepší pracovníci, jubileá významných osobností organizácie
- Firemná vízia, stratégia, ciele a úlohy
- Významne udalosti (povýšenie, odvolanie, ocenenie, prepustenie)
- Písané a nepísané pravidlá hry, stupeň tolerancie, etický kódex
- Symboly a logo firmy
- Hodnotenie pracovníkov, formy motivácie
- Formy spätnej väzby
- PR, reklama, propagácia
- Spôsob výberu a prijímania spolupracovníka, adaptácia, zaškolenie, vzdelávanie, kariérny postup
- Spôsob obliekania – dress code
- Typ klientely, dodávatelia, odberatelia, konkurencia
- Úspechy a neúspechy organizácie – prezentácia
- CRM
- Pracovné prostredie, podmienky, organizácia práce
- Tradícia organizácie
Predpoklady fungovania internej komunikácie v organizácii
Organizácia práce. Odborná a ľudská kvalita manažérov, kedy vrcholový manažér vytvára svoj tím. Personálna stratégia a jej realizácia. Pravidelne fungujúca spätná väzba v obidvoch smeroch. Osobné príklady a postoje manažérov
Organizačné a administratívne zabezpečenie
Základný dokument pre komunikáciu v organizácii: ISO 9001:2001 – Systém manažmentu kvality – časť Interná komunikácia. Cieľom internej komunikácie v organizácii je motivovať zamestnancov k naplneniu firemných strategických cieľov. Základom novej komunikačnej stratégie je zásada, že manažéri sú v spoločnosti pre zamestnancov a nie naopak .
Metodické postupy odovzdávania informácii a znalostí
- Odovzdanie správnej (najlepšej) praxe
- Vyhodnocovacie akcie
- Vedenie štruktúrovaného dialógu
- Rozprávanie príbehov
- Ostatné postupy (analýzy rozhovorov s pracovníkmi, ktorí odchádzajú, interview s významnými pracovníkmi, využitie manažérov ako školiteľov, distribúcia a archivácia dokumentov, spracovanie a vydanie histórie organizácie, vydávanie podnikového časopisu)
Organizačné zabezpečenie
- Pravidelné porady
- Dni a hodiny otvorených dverí
- Pravidelné stretnutia
- Priebežné informovanie zamestnancov
- Spracovanie internej komunikačnej stratégie, zásad internej elektronickej komunikácie
- Pravidelná aktualizácia webových stránok organizácie
- Zriadenie anonymnej telefónnej linky
- Zriadenie funkcie firemného ombudsmana
Administratívne zabezpečenie
Jednotné spracovanie formulárov:
- Organizačné smernice
- Príkazy
- Vnútorné oznamy, správy
- Pozvánky
- Štandardizované zápisy z jednaní, rokovaní
- Štandardizované formuláre inštrukcií
Ako môže efektívna interná komunikácia ovplyvniť výkon organizácie?
Je možné, že prílišná transparentnosť v internej komunikácii môže viesť k informačnému preťaženiu zamestnancov?
Áno, zatiaľ čo transparentnosť je obvykle považovaná za pozitívnu, príliš veľa informácií môže byť kontraproduktívne. Zamestnanci môžu cítiť preťaženie informáciami, ktoré môže viesť k zníženej schopnosti sústrediť sa na ich primárne úlohy.
Môže byť nadmerná dôraz na formálnu komunikáciu v organizácii škodlivá pre neformálne pracovné vzťahy a tímovú dynamiku?